突然ですが、皆さんは「Excel（エクセル）」と「Googleスプレッドシート」って聞いたことがありますか？
学校の授業や、お父さん・お母さんが仕事で使っているのを見たことがあるかもしれませんね。
どちらも「表計算ソフト」と呼ばれる、データを整理したり計算したりする便利なツールです。
でも、実はこの2つ、似ているようで全く違う特徴を持っています。
そして、社会人になると、この2つの違いを理解することは、めちゃくちゃ大切なスキルなんです！
この記事では、自分の経験を交えながら、ExcelとGoogleスプレッドシートがどう違うのか、どちらをどんな時に使うのがおすすめなのかを、わかりやすく解説していきます。
これを読めば、皆さんのデジタルスキルがワンランクアップすること間違いなしです！
Excel（エクセル）とは
Excel（エクセル）は、一言で言うと「個人で使う、パソコンにインストールする表計算ソフト」です。
これは、Microsoft（マイクロソフト）が提供する「Microsoft Office」というソフトの一部で、パソコンにインストールして使います。
長年にわたって、ビジネスの世界で「表計算ソフトの王様」として君臨してきました。
【Excelの主な特徴】
自分のパソコンの中で動く:
データを自分のパソコンに保存して使います。
そのため、インターネットにつながっていなくても作業ができます。
機能が豊富で高機能:
スプレッドシートよりも、はるかに多くの機能や高度な計算、グラフ作成機能を持っています。
特に、大量のデータを扱う分析や、複雑な計算を行うのに優れています。
オフラインでも作業可能:
インターネット環境がない場所でも問題なく作業を進められます。
マクロやVBA:
自動で複雑な作業を実行する「マクロ」という機能や、「VBA」というプログラミング言語を使って、定型業務を自動化することができます。
僕も現役時代には、Excelの高度な機能を使って、複雑なデータを分析したり、膨大な数値の計算を行ったりしていました。
また、システム設計書やテスト仕様書といった開発ドキュメントは、大抵はExcelで作っていました。
Excelは、個人でじっくりと、高度な作業をしたい時に力を発揮します。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは、一言で言うと「みんなで使う、クラウド上の表計算ソフト」です。
これは、あのGoogleが提供しているサービスで、皆さんが使っているGoogleアカウントがあれば、誰でも無料で使うことができます。
インターネットにつながっていれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、どんなデバイスからでもアクセスできるのが最大の特徴です。
【Googleスプレッドシートの主な特徴】
クラウド上で動く:
データを自分のパソコンに保存するのではなく、インターネット上（クラウド）に保存します。
だから、いつでもどこからでも、どんなデバイスからでも編集できます。
リアルタイム共同編集:
これが一番の強みです！
複数の人が同時に同じファイルを編集できます。
友達とグループワークの資料を一緒に作ったり、先生と課題をチェックし合ったりするのに最適です。
誰がどこを編集しているかも、リアルタイムで確認できます。
無料:
基本的な機能はすべて無料で使えます。
Googleの他のサービスと連携:
GmailやGoogleドライブ、Googleドキュメントなど、Googleが提供する他のサービスとシームレスに連携できます。
僕が金融機関で働いていた頃は、もちろんExcelが主流でしたが、クラウドやDX関連のシステムを作るときは、Googleスプレッドシートをメインで使っていました。
今では社内の情報共有やプロジェクト管理にスプレッドシートを使っている企業がどんどん増えていると感じています
スプレッドシートとExcelどちらがおすすめ？
「では、結局、どっちを使えばいいの？」と疑問に思われた方がいるかも知れませんね。
答えは、「どちらか一つ」ではなく、「それぞれの特徴を理解して使い分けること」が大切です。
Excelがオススメのケース
(1) 大量のデータを分析したい時
Excelは、スプレッドシートよりも扱えるデータの量が圧倒的に多いです。
また、専門的な統計分析やシミュレーションなど、高度な機能が豊富にそろっています。
金融機関で働いていた頃は、膨大な市場データを分析するのにExcelは欠かせませんでした。
(2) 複雑な計算や独自の表を作成したい時
Excelには、スプレッドシートにはない特別な関数や機能がたくさんあります。
マクロやVBAを使って、自分の仕事に合わせてカスタマイズしたい時など、プロフェッショナルな使い方をしたい場合はExcelが適しています。
(3) インターネット環境がない場所で作業したい時
出張先や、ネット環境が不安定な場所で、オフラインでじっくりと作業したい時も、Excelが活躍します。
スプレッドシートがおすすめのケース
(1) みんなで一緒に作業したい時
グループワークや、チームで一つの資料を編集する時など、共同作業がメインの場合はスプレッドシートが断然おすすめです。
リアルタイムでみんなの意見を反映できるので、コミュニケーションも円滑になります。
(2) データを手軽に共有したい時
メールに添付して送るのではなく、リンク一つで簡単にデータを共有したい時にも便利です。
Googleドライブに保存されているので、どのデバイスからでもすぐにアクセスできます。
(3) 無料で使いたい時
Excelは有料のことが多いですが、スプレッドシートは無料です。
学生の方が個人で使う分には、まずはスプレッドシートから始めてみるのが良いでしょう。
スプレッドシートとExcelの互換性について
「両方使うとしたら、データのやり取りってどうなるの？」と気になりますよね。
結論から言うと、ある程度の互換性はありますが、完璧ではありません。
Excelのファイルをスプレッドシートで開く:
Excelで作成したファイル（.xlsx形式）は、基本的にスプレッドシートで開くことができます。
ただし、Excelの高度な機能（マクロなど）を使っている場合、スプレッドシートでは正しく表示されなかったり、機能が使えなかったりすることがあります。
スプレッドシートのファイルをExcelで開く:
スプレッドシートのファイルは、.xlsx形式に変換してダウンロードすることで、Excelで開くことができます。
この場合も、スプレッドシート独自の関数や機能を使っていると、Excelで正しく動かないことがあります。
そのため、両方のツールを使って作業する場合は、「どちらで編集しても問題ない、基本的な機能だけを使う」といった工夫が必要です。
【まとめ】使い分けが、これからの必須スキル！
ExcelとGoogleスプレッドシートは、それぞれ異なる強みを持っています。
| Googleスプレッドシート | 共同作業や手軽な共有に強い。 |
| Excel | 高度な分析や複雑な計算に強い。 |
これからの社会では、「このツールだけを使えばいい」という時代は終わりました。
それぞれのツールの特性を理解し、目的や状況に合わせて使い分けることが、皆さんの仕事や学習を効率化する上で、非常に重要なスキルとなります。
まずは、身近な課題（授業のグループワークのスケジュール管理など）にGoogleスプレッドシートを使ってみることから始めてみませんか？
そして、少しずつExcelにも触れてみてください。きっと、新しい発見があるはずです。
皆さんのデジタルスキルアップを、心から応援しています！
