【初心者向け】Microsoft OneNoteのログイン方法
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ITラボ
【初心者向け】OneNoteをより安全に使うには？｜共有方法と権限のセキュリティ設定をかんたん解説
いろどり
OneNoteは一人専用のデジタルノートとして大変便利なアプリですが、OneNoteの情報をチームのメンバと共有し、チーム全体で作業をすると効率が爆上げします。
一方で、共有の仕方を注意しないと大切なデータが壊れたり、見せたくない情報を見せてしまうなどトラブルが発生することがあります。無用なトラブルを避ける上でも共有する範囲や権限を設定することは大変重要なことなのです。
ここでは、OneNoteのセキュリティ設定における共有・権限管理について、主な機能と注意点をまとめております。
この記事を最後まで読んで頂くと、チーム作業を安全に、そして、効率よく行えるようにります。
OneNoteをメンバ間で共有する方法とは
共有をするには
OneNoteの共有は、ノートブック単位で行うことが基本です。ページ単体での共有も可能ですが、その場合はページの内容をコピーしてメールで送信するなど、限定的な方法になります。
OneNoteのノートブックは、主に以下の2つの方法で共有できます。
| 特定のユーザーを招待する | 相手のメールアドレスを指定して、直接ノートブックへのアクセス権を付与します。 |
| 共有リンクを作成する | ノートブックへのアクセス権を持つリンクを作成し、そのリンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようにします。 |
操作画面の解説｜特定のユーザーを招待する
特定のユーザを招待する為には、共有するノートブックを選択して、右クリックし
「このノートブックの共有」を選択。
「リンクの送信」画面で、共有したい相手のメールアドレスを入力し、送信することでユーザを招待することができます。
操作画面の解説｜共有リンクを作成する
共有リンクを作成したい場合は、共有するノートブックを選択して、右クリックし、「このノートブックの共有」を選択。「リンクの送信」画面からリンクのコピーを行うことで共有リンクを作成することができます。
OneNoteで権限を設定する
権限の種類
複数のメンバの間で共有するとしても、このグループには表示も編集もさせてたいけれど、このグループには編集はさせたくないという場面もあると思います。OneNoteでは権限設定の機能を使ってコントロールすることが出来ます。OneNoteは、招待するユーザーまたはリンクに対して2種類の権限を設定できます。
| 編集可能 （Can edit） | 相手がノートブックの内容を自由に変更、追加、削除できます。 共同作業を行う場合に適しています。 |
| 表示のみ （Can view） | 相手はノートブックの内容を閲覧することしかできません。内容の変更はできません。資料の共有や情報提供に適しています。 |
パスワード保護
ノートブック全体の共有とは別に、より機密性の高い情報を保護するために、セクション単位でパスワードを設定することができます。
パスワード設定:
特定のセクションを右クリックし、「パスワード保護」からパスワードを設定します。
セクションのロック:
パスワードを設定したセクションは、一定時間操作しないと自動的にロックされます。手動でロックすることも可能です。
操作画面の解説｜パスワード保護
パスワードを設定する
パスワードを解除する
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金融ＩＴ業界にて約２０年以上システムエンジニアをしております。ＩＴ初心者の方に分かりやすい記事を心掛けてまいります。記事へのご質問やブログネタのご要望、何かあればお気軽にどうぞ。
